Ihre Ansprechpartner
im HZ Team:

Herr Michael Zipf
Mobil: 0176 - 10303068
E-Mail: m.zipf@hz-software.net

und Herr Rene Zipf
Mobil: 0176 - 10021946
E-Mail: r.zipf@hz-software.net

• für Beratung Vor-Ort
• Bedarfsaufnahme
• DMS Konzept
• Installation
• Inbetriebnahme
• Einschulung
• Support

... wir das HZ Team helfen Ihnen
bei einer handwerksgerechten
DMS und eArchivierung.

Gründe für eine DMS Lösung für Handwerksbetriebe:

• Technische Vorschriften und Dokumentationspflichten bei LV und Angebotserstellung
• Umfangreiche Baustellendokumentationspflicht für die Abrechnung bei Aufmass, Teil- und Schlussrechnung.
• Selbst bei privaten Service- und Reparaturaufträgen mehren sich die gesetzlichen Dokumentationspflichten.

und bei Anruf des Bauherren und Kunden gehen diese davon aus, dass der Handwerksbetrieb all diese Dokumente und Informationen griffbereit hat.

zu diesem Themenbereich kommen die gestiegenen Anforderungen vom Gesetzgeber hinzu:

• Langjährige Aufbewahrungspflichten und auf Anforderung Nachprüfbarkeit (gesetzliche Mindestaufbewahrungsfristen: Deutschland 10 Jahre und Österreich 7 Jahre).
   
• Nicht nur die Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Dokumente sollen in Zukunft auf Verlangen der Finanzbehörde digital zur Verfügung gestellt werden.

Für diese Probleme benötigt ein Handwerksbetrieb eine EDV-Lösung für sein Dokumenten-Management und Archivierung.

Kostengünstig, einfach zu bedienen, individuell und branchenspezifisch.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) laut BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001
 

• Beratung benötigte Hardware
• Beratung IT - Struktur
• Tipps zur Umsetzung

• Installation der DMS Software
• Installation der Archiv Datenbank
• Anlage der Ordnerstruktur
• Einrichten der Benutzer
• Zugriffsberechtigen
• Scannereinbindung
• DMS Drucker
• Postfächer
• E-Mail Schnittstelle
• MS Office Schnittstelle

• Ablage von Wareneingangsrechnungen
• Ablage und Zuordnung von Stundenzettel
• Ablage von Baustellendokumentationen
• Zuordnung und Ablage von E-Mails
• Zuordnung und Ablage von Schriftverkehr
• Suchfunktionen über Index, Metadaten und Volltext
• Serviceprogramme der DMS Software

• Installation der HZ Schnittstelle
• Konfiguration der HZ Schnittstelle
• Archivierung von LV, Angebot
• Archivierung von Auftrag und Serviceauftrag
• Archivierung von Rechnungen
• Archivierung von Mahnungen und OP
• Zuordnung von DMS und HZ
• Texterkennung (OCR) bei Papierdokumenten